СЭД

Системы электронного документооборота

Давайте попробуем дать основные рекомендации по этапам внедрения электронного документооборота на предприятии. Не секрет, что внедрить СЭД на предприятии возможно только постепенно, за исключением случаев когда предприятие только формируется.

  1. Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту;
  2. На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы;
  3. Сделайте руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота;
  4. Чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив;
  5. Отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел;
  6. Учтите, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями;
  7. Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров.
  8. Не забудьте про полезную возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.
  9. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.
  10. Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.

Немаловажным являются интеграционные возможности той или иной информационной системы. Наши специалисты имея достаточный опыт и знания рынка решений для создания СЭД учтут и дальнейшую интеграцию, согласитесь довольно здорово иметь всю информацию в одном интерфейсе а не переключаться между десятком программных средств.